7 Strategien zur Stressbewältigung im Büro

Freitag, 14 Uhr, der Schweiß steht mir auf der Stirn. Ich werde fahrig und nervös, es passieren mir nun ständig Flüchtigkeitsfehler, deren Korrektur noch mehr Zeit bindet.

Warum? Mein Kind muss spätestens 15 Uhr aus der Betreuung abgeholt werden, mein Chef wartet auf eine dringende Zuarbeit und mein Telefon scheint heute nicht still stehen zu wollen.

Wie konnte es so weit kommen? Schlechte Organisation meines Alltags, keine Pausen, keine Grenzen und noch ein paar andere Gründe brachten mich in diese Situation.

Resigniert und frustriert telefoniere ich mit den Großeltern, ob sie schon Feierabend haben und mein Kind abholen können. Vor 17 Uhr komme ich auch heute nicht nach Hause.

Zum Glück ist diese Zeit vorbei, aber sie hat mich viel gelehrt.

Ich möchte dir hier ein paar mögliche Tipps bzw. Strategien aufzeigen, die dir helfen können, nicht dort zu landen. Sie können dir auch helfen, präventiv zu handeln.

Dabei möchte ich das Thema ganzheitlich betrachten, da ich denke, dass du damit langfristig besser aufgestellt bist und nachhaltig Stress vorbeugen kannst.

7 Strategien

Effektives Zeitmanagement

Lebst du in deinen Alltag hinein oder planst du vor?

Ein Zeitplan kann dir helfen, deinen Alltag besser zu strukturieren. Dabei kannst du gleich deine anfallenden Aufgaben priorisieren und zwischen den „schweren“ ein paar „leichte“ Aufgaben packen.

Auch unterschätzt wird das Setzen von realistischen Fristen. Wie oft hast du dich schon dabei erwischt, dass du dir für deine Aufgabe zu wenig Zeit eingeplant hast und am Ende völlig frustriert warst, weil deine Aufgabe eben nicht zur gesetzten Frist erledigt war.

Dabei kann dir organisiertes Arbeiten helfen deinen Stress zu reduzieren oder ihn sogar vermeiden. Einer Überlastung kannst du damit ebenso vorbeugen.

Zum Feierabend noch 5 Minuten in den Folgetag investieren, kann sich ebenfalls lohnen. Notiere dir grob, was du morgen erledigen musst. Du vermeidest damit unnötige Gedanken daran, was du als Nächstes erledigen könntest und es gehen dir keine wichtigen Aufgaben verloren.

Langes Planen im Voraus fällt mir schwer, weshalb ich bisher nur fixe Termine im Kalender notiere. Aber eine einfache To-do-Liste mit allen zu erledigenden Aufgaben ist schnell erstellt, auch auf dem Papier. Alles, was erledigt ist, kann ich dann schnell streichen.

Ich gestehe, das ist nach wie vor ein Thema bei mir. Ich übe mich hierin täglich und probiere verschiedene Tools für mich aus.

Pausen

Unterschätzt und belächelt werden gern mal die kleinen Pausen zwischendurch. Dabei kann eine kurze Pause in der wir uns kurz strecken und dehnen schon wahre Wunder bewirken. Sofern die Möglichkeit besteht, gern ergänzend den Blick nach draußen schwenken lassen und auch den Augen eine Pause gönnen.

Ein kleiner „Spaziergang“ zur Toilette oder in die Teeküche ist auch schon hilfreich und bringt wieder etwas Schwung in deinen Körper.

Kleine Pausen helfen dem Körper beim Stressabbau und können deine Produktivität wieder steigern.

Techniken wie z.B. Pomodoro oder Eisenhower können dir ergänzend helfen, Arbeit und Pausen gut zu planen. Finde hier deine Technik, die zu dir und deinen Arbeitsalltag passt.

Ich persönlich finde diese Pomodoro-Technik sehr gut und bekomme damit immer wieder meinen kleinen Pausen. Vorausgesetzt man hat keine Laufkundschaft oder Telefondienst, denn dies würde das fokussierte Arbeiten stören und du bist weniger produktiv. Hier eignen sich besser Zeitfenster, wo keine Laufkundschaft kommt oder das Telefon auch mal ausgeschaltet werden kann.

Grenzen setzen

Nein. Das ist ein ganzer Satz. (Ich kann dir dieses Buch sehr empfehlen, denn es ist voller toller kurzer Sätze.) Es bedarf auch keiner Begründung. So zumindest die Theorie.

Neigst du, wie ich, auch oft dazu, eine Begründung hinterher zu schieben, dich schlecht zu fühlen und schwach zu werden? Dann kann ich dich zumindest beruhigen, denn du kannst es lernen – schrittweise oder radikal.

Ohne Grenzen setzen wir uns freiwillig der Überlastung aus. Denn unsere eigentlichen Aufgaben kommen immer noch obendrauf. Wir sorgen selbst für Überstunden, damit z.B. unser Kollege pünktlich Feierabend machen kann. Während er uns dann am nächsten Tag vom Nachmittag auf der Sonnenliege erzählt, sind wir frustriert. Denn wir haben noch lange brav alles abgearbeitet und die Familie wieder bei den Großeltern geparkt oder sich selbst überlassen.

Schluss damit.

Es spricht nichts dagegen mal auszuhelfen oder zu unterstützen, aber es muss die Ausnahme bleiben. Das sind wir uns und unserer Gesundheit schuldig. Schafft z.B. die Kollegin ihre Arbeiten regelmäßig nicht fristgerecht abzuarbeiten, dann muss sie das Gespräch mit ihrem Vorgesetzten suchen. Es bedarf dort einer Lösung. Du bist nicht die Lösung, indem du Arbeit abnimmst und selbst an deine Grenzen kommst und darüber hinaus gehst.

Kommunikation

Eine klare und offene Kommunikation kann der Schlüssel vieler Probleme sein. Sie kann helfen, einer Überlastung vorzubeugen.

Oft stehen falsche Erwartungen im Raum, die wir nicht erfüllen können. Es entstehen Konflikte, weil wir lieber schweigen, als das Problem beim Namen zu nennen.

Manchmal haben wir auch die Aufgabe nicht verstanden und statt nochmal nachzufragen, hoffen wir es irgendwie richtigzumachen. Oft lässt der Konflikt dann nicht lange auf sich warten.

Wir dürfen Unterstützung einfordern, wenn das Projekt z.B. einen straffen Zeitplan hat und die Arbeiten in dem gegebenen Zeitfenster nicht allein realisierbar sind.

Manchmal ist aber auch einfach das Pensum, welches dir „aufgelastet“ wurde viel zu hoch und allein nicht schaffbar.

Ich kenne es von mir selbst, und weiß wie schwierig es ist, sich dies einzugestehen. Das hat einen Beigeschmack von Versagen. Wer geht schon gern zum Chef und sagt, dass er seine Arbeit nicht schafft. Würden wir doch lieber das Gegenteil sagen. Aber vielleicht weiß der Chef gar nicht, dass unser gesetztes Pensum so hoch ist und ist dankbar für das Gespräch. So kann er die Aufgaben besser einteilen und wird mit pünktlicher und korrekter Arbeit belohnt und die Mitarbeiter sind obendrein noch zufriedener.

Sei mal ehrlich, wie oft hast du vor einem wichtigen Gespräch soviel hineininterpretiert, dass du schon beim Gedanken an das Gespräch Schweißperlen auf der Stirn hattest. Wie oft hast du dir vorher ausgemalt, wie der Chef reagieren könnte und dabei alle positiven Situationen übersprungen, weil du sie für unrealistisch gehalten hast? Wie oft bist du wirklich ins Gespräch gegangen und wie oft hast du es vermieden? Wie oft hat dein Chef genauso negativ reagiert, wie du es in deinen Gedanken durchgespielt hast? Oftmals projizieren wir in unseren Gedanken ein Worst-Case-Szenario, das in der Realität fast nie stattfindet.

Mut wird meist belohnt.

Ich weiß, dass nicht jeder Chef hierfür zugänglich ist. Da hinterfrage ich dann aber eher die Chefqualitäten. Ausbeutung kann nicht das Ziel sein, denn es führt langfristig nicht zum Ziel.

Entspannungstechniken

Hier gibt es eine bunte Palette an Möglichkeiten. Sie reichen von Atemübungen über Meditation bis hin zur progressiven Muskelentspannung.

Diese Techniken lassen sich mitunter gut in den Pausen integrieren. Man kann sie jedoch auch nach Feierabend ausführen.

Das sind zugegebenermaßen Techniken, die nicht jeden ansprechen. Der ein oder andere würde seine Entspannungstechnik vielleicht auch „Netflix & Sofa“ oder „Gartenliege & Smartphone“ nennen. Ob das wirklich sinnvoll entspannt, mag ich nicht bewerten. Jeder hat hier seinen Weg.

Ich selbst arbeite tatsächlich noch wenig mit Entspannungstechniken. In Meditation habe ich mich schon geübt, aber dies fällt mir noch schwer.

Stressoren identifizieren

Manchmal kann es schon helfen, den Grund für deinen Stress zu identifizieren.

Warum? Weil du so gezielter damit arbeiten kannst. Kennst du die Hauptursache für deinen Stress kannst du diese bewusst angehen.

Es können z.B. bestimmt Aufgaben, deine Kollegen oder auch die Arbeitsumstände bzw. dein Arbeitsumfeld Auslöser für deinen Stress sein.

Sind die Gründe klar, kannst du diese gezielt vermeiden bzw. Maßnahmen entwickeln, um sie zukünftig zu vermeiden, zu reduzieren oder einen Weg für dich finden wie du damit besser umgehen kannst.

Hier kann auch ein Gespräch mit dem Vorgesetzten oder einem Kollegen helfen. Sie können nochmal zusätzlich einen anderen Blick auf das Thema bringen und Ratschläge geben.

Oft reicht ein Austausch, um den eigenen Blick zu erweitern und neue Lösungen zu finden. Manchmal sind wir einfach zu sehr im Geschehen und uns fehlt der nötige Abstand.

Selbstfürsorge

Bist du achtsam? Achtsamkeit scheint ein Modewort geworden zu sein, zumindest begegnet es mir oft. Aber tatsächlich finde ich Achtsamkeit inzwischen sehr wichtig.

Selbstfürsorge ist auch ausreichender Schlaf. Also besser auf das wenig informative Geschwafel im Fernsehen verzichten und die Zeit für die Regeneration nutzen. Denn seien wir mal ehrlich mit uns, so ist vieles was im TV läuft schon von sehr fragwürdigen Inhalt.

Das fällt dir schwer und du liebst dein Fernsehprogramm, dann kannst du vielleicht feste Tage in der Woche hierfür einführen. Statt 7 Tage bis in die Puppen Serien und Filme suchten, reichen vielleicht auch 3 oder 4 Tage in der Woche und dann mit ausgewählten Inhalten, statt einfach sinnlos durchzappen.

Wie schaut es mit deiner Ernährung aus? Folgst du irgendwelchen Diätanweisungen und geißelst dich selbst oder bist zu Stammkunde im Fast-Food-Restaurant? Dann denke ich, da ist noch viel Spielraum nach oben.

Ich selbst befasse mich inzwischen mit intuitiver Ernährung, welche meiner Schilddrüse gerecht wird. Ich folge keiner Diät mehr, denn keine einzige hat mir langfristigen Erfolg gebracht. (Und ich kenne inzwischen sehr viele Ernährungsprogramme.) Schlussendlich haben sie mir und meinem Körper geschadet und waren auch nicht förderlich für meine Schilddrüsengesundheit. Vielen Ernährungs-Glaubenssätzen bin ich zum Opfer gefallen, Sätzen, die ich heute schon vielfach belächeln kann. Aber dennoch sind sie in vieler Köpfe noch so alltäglich und selbstverständlich.

Wie sieht es mit deiner Bewegung aus? Treibst du Sport, gehst regelmäßig spazieren oder liebst Fahrrad-Touren? Egal, welcher Form von Bewegung du nach gehst. Sie sollte zumindest ein Teil deines Alltags sein. So kann z.B. ein kleiner Spaziergang in der Natur dir eine kleine Auszeit bringen und dir wunderbar helfen den Kopf freizubekommen.

Ich selbst habe mir auch angewöhnt, mein Auto meist weit hinten zu parken. Da wo es möglich ist, laufe ich lieber Treppen, als den Fahrstuhl zu nutzen. Kurze Wege in Wohnortnähe erledige ich inzwischen gern mal zu Fuß oder mit dem Fahrrad. Sicher ist da noch reichlich Spielraum nach oben, aber mit jedem noch so klein erscheinenden Schritt bringe ich auch mehr Bewegung in meinen Alltag.

Tools zur Unterstützung

Pomodoro

Mittels der Pomodoro-Technik arbeitest du in bestimmten Zeitintervallen fokussiert an einer Aufgabe, einem Projekt oder ähnlichem.

Hierbei stellst du z.B. den Timer auf 25 Minuten, das ist dein Arbeitsfenster, anschließend machst du 5 Minuten Pause. Diesen Vorgang wiederholst du 4 Mal und anschließend gönnst du dir eine längere Pause.

Dein Zeitintervall kannst du selbst bestimmen. Es können auch 50 Minuten Arbeitsfenster und 10 Minuten Pause sein. Finde hier deinen ganz eigenen Weg.

Asana/ Trello/ Notion

Dies sind Apps, die sowohl auf dem PC als auch auf dem Handy funktionieren.

Sie können dir bei deiner täglichen Planung helfen, deine monatlichen und jährlichen Aufgaben und Ziele fixieren, bei deiner Projektarbeit unterstützen, sie helfen dir Aufgaben im Team zu managen und noch vieles mehr.

Ist man im Netz unterwegs, stößt man meist auf diese drei Möglichkeiten, und jeder brennt für „seine“ App.

Ich kann und möchte dir keine empfehlen. Ich selbst probiere mich auch gern in allem aus, um so meine geeigneten Tools zu finden. So kann ich sagen, dass ich mit Trello nicht warm werde und zwischen Asana und Notion schwanke. Beide haben für mich Vor- und Nachteile.

Kalender

Ein Kalender hilft dir, deine fixen Termine zu hinterlegen. Damit kann nichts in Vergessenheit geraten.

Kalender gibt es sowohl haptisch als auch digital. Ein klarer Vorteil bei digitalen Kalendern ist die Erinnerungsfunktion. Ich weiß aber auch, dass viele gern ihre Termine notieren und einen Kalender in der Tasche haben.

Ich für mich arbeite gerade an einer kombinierten Lösung. In den letzten Jahren nutzte ich nur noch einen digitalen Kalender und kam sehr gut damit zurecht. Bis mein Handy quasi über Nacht beschloss, die Freundschaft zwischen Outlook und Google-Kalender zu beenden. Leider fiel mir das nicht sofort auf, weshalb mir Termine entgingen. Nach einem kurzen Schock, ging es nun an die mühsame Arbeit alle Termine zu recherchieren und in den Google-Kalender zu übertragen. Seit dem habe ich etwas Angst, dass mein Kalender sich wieder verabschieden könnte.

Musik & Meditation

Es gibt auch hier tolle Apps für Musik und Meditation, welche auch teilweise auf dem PC nutzbar sind.

Sie könne kleine Pausen überbrücken, beim Spaziergang zum Abschalten dienen oder nach Feierabend zum Tanzen einladen.

Ich selbst nutze Spotify für Musik und Podcast auf Smartphone und Laptop, phasenweise Audible für Hörbücher und die Higher Self App, um mich in Meditation zu üben.

Der Markt ist voller toller Apps, die dir helfen, deinen Tag achtsamer zu planen und Auszeiten sinnvoll füllen.

Jeder hat hier seine ganz eigenen Anforderungen an Tools, daher probiere dich gern aus. Es gibt meist kostenfreie Versionen, die den Einstieg und eine einfache, wenn auch oft eingeschränkte, Nutzung ermöglichen. Oft ist dies schon ausreichend.

Fazit

Die heutige Arbeitsbelastung und der Druck, oft selbsterzeugt, führen immer häufiger in die Stressfalle. Du redest dir ein, ohne dich funktioniert es nicht. Hinzu kommt die ständige Erreichbarkeit durch z.B. Smartphones, denn sie sind Fluch und Segen zugleich.

Du darfst und musst dir hier (d)einen Weg suchen, der dich nicht ausbrennen lässt und genug Möglichkeiten zum Tanken deiner Akkus gibt.

Jeder Mensch ist individuell, genau wie seine Bedürfnisse. Du musst hier in die Selbstverantwortung gehen und den Weg und die Tools für dich finden, die zu dir passen. In meinem Beitrag findest du einige tolle Anregungen. Probiere dich einfach aus.

Aus eigener Erfahrung kann ich dir nur raten Techniken parat zu haben. Ich habe mich über viele Jahre selbst ausgebrannt. Ich glaubte, unzerstörbar und unendlich stark zu sein.

„Wozu diese Auszeiten, danach kommt man nur schwer wieder in den Alltag und dann verpufft die Auszeit doch eh wieder schnell. Und meine Arbeit bleibt auch liegen, wer soll sie auch machen. Dann habe ich ja soviel aufzuarbeiten. Dann besser durcharbeiten.“ Bis mein Körper immer öfter rebellierte und mich in die Knie zwang.

Heute ist das nicht mehr mein Weg.

Auch, wenn du im Moment viel Energie hast, schaffe dir kleine Freiräume und finde Tools, um energiesparend zu arbeiten und finde Techniken, die dir deine Akkus wieder füllen.

Irgendwann ist jede Batterie leer.

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Schreib gern mal deine Erfahrung dazu. Was sind deine Strategien zur Stressbewältigung und Stressprävention?

Suchst du Unterstützung im Büro, dann kann ich schon deine Lösung sein.

Brauchst du einfach mal 2 weitere Augen, die mit dir über deinen Alltag schauen? Eine Person, mit der du deinen Büroalltag und deine Ideen für Veränderung mal durchsprechen kannst, um einen individuellen Plan für dich zu erstellen, dann melde dich gern bei mir und wir schauen einfach mal gemeinsam und entwickeln Ideen.