Schreibst du regelmäßig E-Mails und hast dich schon mal gefragt: Kann ich da was falsch machen? Was sollte ich eigentlich vermeiden? Muss ich mich an irgendwelche Regeln halten?
Ich habe schon oft E-Mails bekommen, bei denen ich dachte, der Absender hat hier wenig Zeit und Energie hineingesteckt. Einher geht damit das Gefühl, die E-Mail lieber löschen statt lesen zu wollen.
Deshalb habe ich mir gedacht, ich schreibe dir mal ein paar Anhaltspunkte auf. Auch wenn man oft glaubt, dass diese Dinge selbstverständlich sein sollten, gibt es immer ein paar Ausnahmen.
1. E-Mail ohne Betreffzeile
Du hast sicher schon mindestens eine E-Mail ohne Betreffzeile erhalten. In diesem Moment merkst du wieder, wie hilfreich eigentlich diese Betreffzeile sein kann. Sie gibt dir kurz, klar und prägnant einen kurzen Überblick über das Thema der E-Mail.
Warum dies von Vorteil ist? – Du kannst schnell erkennen, worum es in dieser E-Mail geht. Dadurch kann eine kleine Vorselektion erfolgen.
Hier mal ein paar Beispiele für dich:
Angebote, unaufgefordert – keine dringende Bearbeitung erforderlich
Angebote, aufgefordert – Überprüfung und Vergleich, offene Fragen klären, ggf. Änderungen anfordern und Auftrag auslösen
Auftragsbestätigung – Kontrolle auf Richtigkeit, (Liefer-) Termine fixieren, ggf. weitere Aufgaben anschieben
Aufträge – in Gang setzen der Auftragskette (Abteilung informieren, Auftragsbestätigung senden, Einkauf/ Produktion/ Versand organisieren, Rechnungslegung, etc.)
Rechnungen – Abgleich mit Auftrag, Prüfung auf Richtigkeit, Buchhaltung zuordnen, Zahlung veranlassen, ggf. Skontofristen beachten
Werbung – keine dringende Bearbeitung erforderlich
Termine – im Kalender fixieren, betroffene Personen informieren, ggf. Vorbereitungen für Termin abstimmen und vorbereiten
Du merkst schon, verschiedene Themen erfordern unterschiedliche Veranlassungen bzw. Folgeaufgaben. Während du Werbung für eine ruhige Minute wegschieben kannst, so bedürfen Rechnungen oder Aufträge eher eine umgehende Handlung.
(Anmerkung: Jedes Unternehmen ist anders strukturiert, hat eine andere Größe und verkauft unterschiedliche Produkte oder Dienstleistungen, daher kann mein Beispiel u.U. von deinem üblichen Posteingang oder zu erledigenden Folgeaufgaben abweichen.)
2. Groß-/ Kleinschreibung & Hervorhebungen in E-Mails
haben du auch schon einmal emails in kleinschreibung erhalten am besten ohne satzzeichen und absetze vielleicht noch mit fehlern einfach so hintereinander weg geschrieben wie fandst du das konntest du das gut lesen und zusammenhänge erkennen
ODER EINE EMAIL IN GROSSBUCHSTABEN, AM BESTEN NOCH IM FETTDRUCK UND UNTERSTRICHEN UND DAS MIT MEHR ALS NUR EINEN SATZ! VIELLEICHT WOLLTE DIR DEIN GEGENÜBER NUR FREUNDLICH MITTEILEN, DASS ES ZUKÜNFTIG EINE NEUE TELEFONNUMMER GIBT.
Du merkst bestimmt schon, dass das Lesevergnügen weniger groß ist. Eine lange E-Mail in solchen Formaten ist sogar richtig anstrengend zu lesen. Der Kopf ist unentwegt mit korrigieren beschäftigt und der Inhalt der E-Mail wird Nebensache. Auch die wichtigen Stellen der E-Mail gehen verloren.
Sicher kannst du damit gut verstecken, wenn du Probleme mit der Groß- und Kleinschreibung hast, aber deinen Empfänger erreichst du damit nur schwer.
Schreibst du alles klein und hintereinander weg, kommt schnell eine Monotonie auf. Fehlende Satzzeichen und Absätze schaffen schnell Langeweile beim Lesen und Inhalte können im falschen Zusammenhang gelesen werden.
Du kennst sicher dieses tolle Beispiel zum Thema Satzzeichen.
- Komm, wir essen, Opa.
- Komm, wir essen Opa.
Am Ende bist du gezwungen, den Text mehrmals zu lesen, um den wichtigen Teil des Inhalts richtig zu greifen.
Großbuchstaben geben hingegen das Gefühl, dass du vom Gegenüber angeschrien wirst. Du wirst ebenso die Lust am Lesen verlieren. Es ist unangenehm und bringt dich ungewollt in eine schlechte Stimmung. Auch hier geht am Ende der Teil, welcher wichtig sein soll, verloren.
3. Abkürzungen & Slang in E-Mails
Hey du, na was geht? Deinen Auft. habe ich erhalt. d. fehlt noch was. Du musst Pos. 1-7 noch m. dem Nett.pr. erg., schickst mir d. Mail nochm. Danke. Bei Frag. einf. mal telen las. M.f.G.
Na, konntest du entspannt und zügig den Text lesen? Hast du alles sofort und problemlos verstanden? Es fiel mir schon schwer, den Text zu schreiben. Ich hoffe, es ist trotzdem ersichtlich, was ich meine.
Es wirkt gehetzt und unhöflich. Du hast Probleme die Abkürzungen zu verstehen und die Gefahr etwas falsch zu interpretieren ist groß. Dadurch erhöht sich deine Bearbeitungszeit, da du mehr Rückfragen hast als üblich. Es ist nicht klar verständlich und bringt am Ende mehr Fragen als Antworten.
Übrigens, E-Mails mit viel Abkürzungen sind nicht zur unhöflich, sondern sie vermitteln uns auch das Gefühl, dass sich unser Gegenüber keine Zeit für uns nimmt.
Klar formulierte E-Mails sparen beiden Seiten Zeit, da Rückfragen auf ein Minimum beschränkt werden bzw. gar nicht erst aufkommen.
4. Ausrufezeichen & Smileys in E-Mails
🤪 In den sozialen Netzwerken sind sie alltäglich, auch im Chatverlauf auf WhatsApp & Co. sind sie kaum wegzudenken: die Smileys. 🤩
📌 In persönlichen 💌, vertrauten Texten oder auch auf Instagram oder Facebook gehören sie dazu. Im geschäftlichen 📧 Kontext sollten wir sie sehr, sehr sparsam ❗️ einsetzen, besser aber vermeiden. ❌
Sie bringen schnell das Gefühl von Unprofessionalität 😎 und könnten ungewollte unsere Expertise 📉 abwerten. Denn vielfach sind sie und werden sie als unangemessen 🥳empfunden. 🥱 Eine E-Mail braucht auch nicht wirklich eine Ergänzung durch Smileys. 🥴
Auch Ausrufezeichen falsch eingesetzt können einen gefühlt falschen Ton in eine E-Mail vermitteln! Warum? Weil, es für Aufforderungen genutzt wird! Wir sollten das Ausrufezeichen daher auch nur sparsam und an den tatsächlich erforderlichen Stellen verwenden. Ähnlich wie bei den Großbuchstaben kann ein Ausrufezeichen schnell einen negativen Beigeschmack bekommen.
5. Anrede, Gruß & Signatur in E-Mails
Was mich in E-Mails ärgert? Wenn ich eine E-Mail versende, mit meinem Namen, und eine Antwort mit falscher Ansprache oder voller Fehler erhalte. Ich habe sofort das Gefühl, mein Gegenüber hat meine E-Mail überhaupt nicht gelesen.
Klar, Fehler passieren immer mal. Aber manche sind vermeidbar, wenn man seinem Gegenüber mehr Aufmerksamkeit schenkt. Kenne ich mein Gegenüber nicht oder finde ich keine Notiz auf der Website, dann kann u.U. auch mal ein Fehler in der Namensschreibung passieren. Hier solltest du abwägen, ob du beim erstem Kontakt dann lieber auf die allgemeine Ansprache zurückgreifst. (z.B. „Sehr geehrte Damen und Herren,…“)
Auch ein fehlender Gruß und eine fehlende Signatur lassen eine E-Mail unvollständig wirken. Wer schreibt uns denn da eigentlich? Ist es eine private E-Mail, oder kommt sie von einer Firma? Wie und wen kann ich bei Fragen kontaktieren? Du merkst sicher schon, es entstehen mehr Fragen als Antworten.
Kleiner Tipp, deine Signatur lässt sich wunderbar in vielen E-Mail-Programmen anlegen. So sparst du Zeit beim Schreiben und hast schnell deine Signatur unter deine E-Mails gesetzt. Es lassen sich hier auch wunderbar verschiedene Vorlagen anlegen, sodass du problemlos zwischen mehreren Signaturen mit einem Klick wechseln kannst.
Fazit
Du kannst deine E-Mail noch so nett meinen, der Einsatz von falschen Satzzeichen, Smileys, Abkürzungen, fehlender Rechtschreibung, schlechter Grammatik gepaart mit unpassend vielen Hervorhebungen, fehlender Anrede oder/ und Signatur kann dem Empfänger einen anderen Eindruck vermitteln als gewünscht.
Es geht gar nicht darum, dass alles immer fehlerfrei sein muss. Aber mit etwas Zeit, Aufmerksamkeit und Wertschätzung dem Adressaten gegenüber lassen sich viele Dinge schon richtig machen.
Liebe Gudrun,
ganz herzlich bedanke mich für diese Sichtweise, was das Schreiben einer „richtigen“ und verständlichen E-Mail betrifft.
Im privaten setzte ich schon gern mal ein Smaily.
Dankeschön und ich freue mich schon heute auf deinen nächsten Blogeintrag. 🤗